英文ビジネスメールで使える!カジュアルな英文をフォーマルにする9フレーズ

英文ビジネスメールで使える!カジュアルな英文をフォーマルにする9フレーズ

英文ビジネスメールで使える!カジュアルな英文をフォーマルにする9フレーズ
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英語でビジネス文書を作成するとき、または始めて取引先にビジネスメールを送るとき、いつもよりさらに丁寧な英語を使いたいと思いませんか?

今回は、会話の中で使われるカジュアルな英文を、ビジネスの場面で使えるフォーマルな英文へ変えてくれるフレーズをご紹介します。ぜひ、参考にしてくださいね。




 

私は~したい|I would like to discuss the project with you.

【カジュアルな表現】
I want to talk to you about the project.
私はあなたに、プロジェクトについてお話したいです。

【フォーマルな表現】
I would like to discuss the project with you.
私は、プロジェクトについてあなたとお話しさせていただきたく存じます。

◆解説
・”I would like to“は、希望を伝えるとき、相手に何かしてほしいときに使える、フォーマルなフレーズです。
・”discuss“は、”talk about“を使うより、さらにフォーマルです。
・”discuss“を使う場合、前置詞の使い方に気をつけてください。具体的には、以下のようになります。
“talk”の場合:“talk to someone about something
“discuss”の場合:“discuss something with someone.”

 

すぐに連絡します |I will contact you shortly.

【カジュアルな表現】
I’ll get in touch soon.
すぐ連絡をします。

【フォーマルな表現】
I will contact you shortly.
すぐに折り返しご連絡させていただきます。

◆解説
・ビジネス上のやり取りの中では、一般的に省略形を使用することは避けられています。例えば、”I’ll“といった表現は、”I will“の形にするのがフォーマルな言い方です。
・“Get in touch”というフレーズは、カジュアルな場面で使われるもので、フォーマルな場面では好ましくありません。そのため“contact”の方がよりフォーマルです。
・ビジネス上、”soon“は使っても差し支えない単語ですが、さらにフォーマルにしたい場合、“shortly”に置き換えることができます。

 

あなたは~する必要があります/~してください |It is necessary~.

【カジュアルな表現】
You need to send in your application by June 30.
申請書を6月30日までに送付してください。

【フォーマルな表現】
It is necessary to submit your application by June 30.
申請書を6月30日までに送付いただく必要がございます。

◆解説
・要求や必要条件を話す際、“It is necessary”という表現を使うことで、遠まわしな言い方に変わります。ビジネス英語はダイレクトに伝えたほうがよいと思うかもしれませんが、ビジネスにおいてはこの方がよりフォーマルで一般的に使われます。
・“Submit”は、“send in”よりさらにフォーマルです。




 

遅れてごめんなさい|We apologize for the delay.

【カジュアルな表現】
Sorry it’s taking forever.
すごく時間がかかってすみません。

【フォーマルな表現】
We apologize for the delay.
お返事が遅くなり申し訳ありません。

◆解説
・“sorry”は会話でよく使われる単語ですが、会社あるいは組織を代表しているビジネスにおいては、“We apologize”、もしくは”I apologize “を使います。
・“it’s taking forever”というフレーズは会話でよく耳にしますが、「とても長い時間待った」を大げさに表現する言い方のため、フォーマルとは言えませんね。
・ビジネス英語において、誰かを待たせてしまった場合、”delay“を使用するのがよい選択です。

 

すぐに問題を解決します|I assure you that I will resolve the issue as soon as possible.

【カジュアルな表現】
I promise to fix the problem right away.
直ちに問題を解決することをお約束します。

【フォーマルな表現】
I assure you that I will resolve the issue as soon as possible.
できるだけ早く、問題を解決することを保証いたします。

◆解説
・「約束します」と言いたいとき、“I assure you”は”promise“よりフォーマルな言い方です。
・「問題」という言葉を表現したいとき、”issue“を使えば、ネガティブな意味合いを和らげることができます。
・”Resolve“は”fix“よりもよりフォーマルです。また“solve”にも置き換えることができます。
・“Right away”は、とても近い未来、すなわち「今」を表すフレーズです。ビジネス英語では「できるだけ早く」を表す“as soon as possible”、もしくは“immediately”を使う方がよいでしょう。

 

支払を催促する|We would like to remind you that~

【カジュアルな表現】
Don’t forget that you need to pay us by Friday.
金曜日までにお支払いただく必要がございますのでお忘れなく。

【フォーマルな表現】
We would like to remind you that payment is due by Friday.
お支払期日は金曜日となっておりますことをご連絡させていただきます。

◆解説
・会話では“Don’t forget”(忘れないで)というフレーズをよく使いますが、ビジネス英語では“We would like to remind you”を使うのが一般的かつ丁寧です。
・もし期日がある場合は”due by~(期日)”とすることで、「特定の日までに完了されなければいけない」ということが伝わります。

 

加えて、~をご提供いただけますか|In addition, please provide us with a list of your products.

【カジュアルな表現】
Also, please give us a list of your products.
また、御社の製品の一覧表をいただけますでしょうか。

【フォーマルな表現】
In addition, please provide us with a list of your products.
加えて、御社の製品の一覧表をご提供いただけますでしょうか。

◆解説
・カジュアルな場面では”Also“、”Plus“または”And”を入れることがよくあります。ただビジネス英語においては“In addition”の方がフォーマルで印象がよく聞こえます。
・“Provide”を使うことで、”give“よりも少しだけフォーマルになります。”provide“を使う場合は、前置詞の”with“をお忘れなく。

 

また会えることを楽しみにしています|I look forward to seeing you.

【カジュアルな表現】
See you later.
また会おうね。

【フォーマルな表現】
I look forward to seeing you.
また会えることを楽しみにしています。

◆解説
・友人に対して、次に会うことを楽しみにしていると伝える際、カジュアルに“See you later”といいますよね。ビジネス上のコミュニケーションでは、 “I look forward to seeing you.”といったほうが断然スマートに聞こえます。

 


 

いかがでしたか?

今回は、会話の中で使われるカジュアルな英文を、ビジネスの場面で使えるフォーマルな英文へ変えてくれる、便利なフレーズをご紹介しました。

ぜひ、あなたのビジネスに役立ててくださいね。




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